Aufbewahrungsfristen von privaten und geschäftlichen Unterlagen
Die Frage hat sich wohl jeder (egal ob privat oder beruflich) gestellt:
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufheben?
Wie lange muss ich meine Kontoauszüge aufbewahren?
Wer nicht regelmäßig ausmistet, der wird von der Papier- und Datenflut bald überwältigt !
Im folgenden möchte ich die Aufbewahrungsfristen für
(häufige und meistgenutzte) geschäftliche und private Unterlagen darstellen:
Grundsätzliches:
Egal ob privat oder geschäftlich: Verträge (Versicherungen, Kaufverträge etc.) sollte man so lange aufbewahren, so lang sie gelten bzw. die Sache noch interessant ist, d.h.
- Kaufverträge, Kassenbons :
So lange man die Sache besitzt –> einfacher zu verkaufen, wenn man einen Beleg hat - Versicherungen:
So lange das Objekt versichert ist, sollte man den Vertrag aufbewahren - Steuerliche Unterlagen:
alle für die Steuer relavanten Unterlagen (auch Kontoauzüge) müssen aufbewahrt werden (s.u.) - Belege für teure Gegenstände, Waren, Geräte:
zum Nachweis, falls mal ein Versicherungsschaden entsteht, bei dem man der Versicherung den Wert der Sache nachweisen muss.
Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen:
Verträge über Sparguthaben, Kredite, etc.
gesamte Laufzeit
- Kontoauszüge:
- Belege über regelmäßige Zahlungen: 4 Jahre
- Belege über einmalige Zahlungen: 2 Jahre
(Die Bank archiviert max. 6 Jahre ihre Unterlagen, Gebühr für nachträgliche Ausstellung)
- Rechnungen:
Handwerkerrechnungen: 2 Jahre besser jedoch 5 Jahre wegen 5-jähriger Gewährleistung bei baulichen Veränderungen
- Kaufverträge, Kassenbelege:
mindestens für die Dauer der Garantie/Gewährleistung, also meistens 2 Jahre
- Steuerunterlagen:
Steuerbescheide müssen nicht aufbewahrt werden, außer man beantragt staatliche Zuschüsse, die sich auch rückwirkend auf Steuerbescheide beziehen. Zum Beispiel, wenn es um den Betrag für die Kindergartenkosten geht, müssen Eltern angeben, wie viel sie im Jahr 1 verdienen. Auch bei der Feststellung von Pflegegeldzahlungen für einen Verwandten dienen Steuerbescheide als wichtige Bemessungsgrundlage.
- Unterlagen für die Berechnung der Einkommenssteuer sollten besonders sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde.
- Versicherungsunterlagen:
Egal ob Haftpflicht-, Hausrat- oder Lebensversicherung, es gilt: Sämtliche Unterlagen zu diesen Versicherungen (Verträge, Änderungen, Statusberichte) grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft.
- Wohnungs- und Mietverträge:
Nach Beendigung des Mietverhältnisses: Mietverträge (und deren Änderungen), Übergabeprotokolle:
bis zur Verjährungsfrist: 3 Jahre
Nebenkostenabrechnungen: 1 Jahr
Haus- oder Wohnungseigentümer sollten alle Rechnungen sammeln für Wertfeststellung bei Verkauf
Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen:
Die Vielzahl an Unterlagen, die eine Firma besitzt, bzw. besitzen kann, ist so groß, dass dies den Rahmen hier völlig sprengen würde. Einige wichtige (subjetive Einschätzung) habe ich hier aufgeführt.
10 Jahre
- Kontoauszüge, Bankbelege
- Bilanzen
- Rechnungen
- Darlehensunterlagen
- Reisekostenabrechnungen
- Telefonkostennachweise
- Buchhaltungsunterlagen
6 Jahre
- Geschäftsbriefe, Angebotsunterlagen
- Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)
- Sozialversicherungsunterlagen
- Zinsabrechnungen
- Pachtverträge
- Mahnvorgänge
- Mietverträge
Alle Angaben sind Empfehlungen und ich übernehmen keine Gewähr für falsche oder unrichtige Angaben. Die gesetzlichen Verjährungsvorschriften (§§ 194 ff Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)) sind ein Zeitablauf, der für den Schuldner das Recht begründet, die Leistung zu verweigern. Gegenstand der Verjährung ist ausschließlich das Recht, von einem anderen ein Tun oder Unterlassen zu verlangen (Anspruch). Somit können die Vorschriften nicht unmittelbar als Normen für die Aufbewahrungsfristen privater Unterlagen herangezogen werden. Vielmehr sind die Unterlagen aus Gründen der Beweiserleichterung und Beweisführung allgemein so lange aufzubewahren, wie die Gefahr besteht, dass Ansprüche aus dem Rechtsverhältnis geltend gemacht werden können. Überdies gibt es zahlreiche Ausnahmen von den Regelverjährungen (sog. Anlaufhemmungen und Unterbrechungen), so dass in diesem Bereich immer nur Grundsätze aufgestellt werden können.
Hätte der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen für erforderlich erachtet, wären diese auch (wie bei Geschäftsunterlagen) – mit den entsprechenden Rechtsfolgen bei Verstößen – normiert worden. So sieht der Gesetzgeber z.B. bei einem Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) im Einzelfall massive Strafandrohungen vor. Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen. Letztere Sanktionsmöglichkeiten gibt es bei privaten Unterlagen nicht.
Quellen:
- Ausführliche Listen zur Aufbewahrungsfrist von geschäftlichen Unterlagen finden Sie hier.
- Das Gesetz: § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Dieser Artikel von akademie.de beschäftigt sich ausführlich mit diesem Thema, allerdings geschäftlich.
Weitere Informationen zum Thema Aufbewahrungsfristen: www.bundesfinanzministerium.de (Finanz- und Steuerfragen, Downloaden von Vorlagen, Infos etc.) www.bdb.de (Bundesverband Deutscher Banken) www.gdv.de (Gesamtverband der Versicherungen)
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Natürlich habe ich diese Daten sorgfältigst recherchiert, kann aber natürlich keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität dieser Daten übernehmen. Meine Quellenangaben müssten aber ausreichen, um die Plausibiltät nachvollziehen zu können.
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